A chamada Transformação Digital, que integraliza as tecnologias digitais em todas as áreas de um modelo de negócio, proporciona diversas oportunidades e soluções para as empresas. Mas, ao mesmo tempo, demanda gestões mais eficientes e estratégicas.
Nesse cenário, o setor de telecomunicações é particularmente impactado por conta das oportunidades de digitalização de processos.
Por outro lado, há diversos desafios embutidos nessa revolução. Isso porque, quando os serviços de telecomunicações são mal administrados, a saúde financeira da empresa pode ser comprometida.
Desta forma, uma gestão eficiente é fundamental para redução de gastos, potencialização de lucros e otimização do serviço.
Assim, a gestão de Telecom identificará os problemas do negócio e as soluções e políticas mais eficazes para solucioná-los. Além disso, visa garantir que os sistemas de telecomunicação de uma empresa colaborem com seus processos internos, clientes, parceiros e com o mercado de maneira geral, sempre com um bom custo-benefício.
Aplicação da gestão de telecom
Embora cada empresa tenha demandas particulares de gestão de telecom, há algumas áreas de atuação que podem ser destacadas.
Talvez umas das principais funções seja na infraestrutura de telecom, através da manutenção, reparo e modernização de sistemas e equipamentos.
Outras aplicações importantes são na resolução de problemas de comunicação interna e externa e no acompanhamento de tendências do setor. Deste modo, será possível identificar inovações compatíveis com o negócio e avaliar sua implementação na empresa. Também é fundamental a análise e gestão de outras soluções de telefonia para melhorar a infraestrutura da empresa, como VoIP, Voice mail e fibra ótica.
A gestão de telecom ainda pode e deve ser empregada para realização de auditorias nos contratos de serviços de telecomunicações. Com isso, é possível garantir melhores preços e condições de pagamentos e evitar cortes de serviços, pagamentos de juros ou multas.
O desenvolvimento de uma política interna voltada para bom uso dos sistemas de telecomunicação, visando a redução de custos, também é umas das possibilidades da gestão de telecom.
Principais benefícios da gestão de telecom
Além de viabilizar a comunicação, uma boa gestão resulta em diversos benefícios para o negócio.
Provavelmente o benefício mais buscado seja a redução de custos com telecom a partir do levantamento de despesas com o setor e da posterior otimização de gastos. Neste mapeamento é possível apontar quais áreas estão concentrando os maiores gastos, mas também identificar as demandas e necessidades da empresa com telecom.
Uma gestão de telecom também pode automatizar as auditorias de controles de custos. Assim, é possível verificar inconsistências, contestar cobranças e até mesmo requisitar eventuais ressarcimentos.
Outro caso de uso de destaque é com a organização de dados. Com a gestão de telecom os dados passam a ser organizados e a possuir um padrão. Além disso, também torna-se possível rastrear informações, identificando falhas ou excessos mais facilmente.
O inventário de Telecom e TI também não pode ser negligenciado e uma boa gestão pode ajudar. Fazer o levantamento dos dispositivos móveis e linhas utilizadas na empresa é fundamental para poder controlar melhor os custos e a garantir que os equipamentos sejam utilizados de forma plena e sejam substituídos quando necessário.
Gestão Estratégica
Para reduzir custos e despesas e aumentar o lucro e a produtividade é preciso implementar algumas ações estratégicas na gestão de telecom. Uma delas é o mapeamento de processos para identificar as soluções necessárias para o negócio. A partir desse inventário, o gestor vai analisar como cada equipamento é usado, os custos gerados e o valor agregado ao uso.
Também é fundamental revisar os planos contratados para que, assim, seja possível avaliar as operadoras que oferecem um melhor custo-benefício e até mesmo cancelar eventuais contratos que não estejam sendo utilizados. Além do mais, conhecer as ofertas das operadoras e benefícios que elas podem oferecer, ajuda na redução dos custos.
Esse mapeamento minucioso garante um maior controle dos recursos da empresa. Assim, os gestores serão capazes de identificar, por exemplo, planos de telefonia móvel incompatíveis, que geram cobranças extras, aparelhos e linhas subutilizadas ou equipamentos danificados. Com isso, ele poderá direcionar a tomada de decisão para garantir o pleno funcionamento de cada setor.
Uma ferramenta indispensável para uma boa gestão de telecom é um software especializado. O ideal é que esse programa ofereça a possibilidade de gerar dados estratégicos para análise.
Desta forma, a partir de relatórios de consumo, devidamente categorizados, é possível monitorar, por exemplo, o total de ligações efetuadas e recebidas ou a duração das chamadas.
Com essas informações em mãos o gestor consegue fazer uma administração mais eficiente e estratégica, otimizando os serviços e as operações internas.
Muitas vezes, a indisponibilidade de um dispositivo pode comprometer a qualidade do serviço prestado pela empresa. Sendo assim, uma boa gestão de dispositivos é imprescindível para negócios que prezam pela qualidade do serviço.
Entretanto, é importante salientar que é preciso estabelecer controles rígidos quanto ao acesso a esse software, bem como outras ferramentas de gestão. Para isso, é importante criar uma política para uso das ferramentas de TI.
Essa política também vai coibir o uso de dispositivos e serviço, como de telefonia, para fins pessoais. Portanto, uma supervisão adequada a partir dos relatórios já mencionados ajudará o gestor a limitar o uso das ferramentas apenas para atividades corporativas.
Por outro lado, os colaboradores também precisam ser orientados sobre o bom uso dos recursos visando a economia. Isso também ajudará a garantir que as auditorias e práticas de governança da empresa apresentem bons resultados.
Além disso, para que a empresa esteja sempre em pé de igualdade com suas principais concorrentes é importante que o gestor acompanhe regularmente as novidades e tendências de Telecom. Com isso, será possível manter o setor atualizado e eficiente.
Por fim, é importante frisar que uma boa gestão de telecom vai depender de um bom sistema, mas também do apoio e cooperação de todos os colaboradores.
